در سازمانها برای پوشش دادن به هزینه های جزئی سازمانی و تسریع در فرآیند تصمیم گیری و انجام کار در خرید ها و پرداختهای کوچک (در مقایسه با خرید های کوچک، متوسط و بزرگ) انجام شده است.
در شرکت ها و سازمانها نگهداری اطلاعات تنخواه، مدیریت تنخواه داران، دریافت اطلاعات و اسناد مثبته عموما از زمره پروسه های پردغدغه است.
در نرم افزار خزانه داری پیوست به صورت خاص بخش تنخواه طراحی و پیاده سازی شده است . همچنین پیاده سازی فرآیندهای گردش اطلاعات تنخواه در این حوزه با ابزار فرآیندساز پیوست امکان پذیر است.
این تنخواه به صورت عمومی تعریف و شارژ می شود (مانند تنخواه آبدارخانه و …)
بنابر پروژه یا مورد اختصاصی تعریف می شود و موارد مصرف نیز مشخص می گردد.
نکته : تنخواه داران در سیستم حسابداری تعریف شده و سطح دسترسی کاربری آنها به تنخواه های مختلف مشخص می گردد. هر تنخواه دار می تواند اطلاعات یک یا چند تنخواه را کنترل و ثبت نماید.
فرآیند شارژ تنخواه از طریق فرمهای پرداخت در سیستم خزانه داری و بر مبنای درخواست انجام می پذیرد.
پس از ثبت صورت خلاصه هزینه های تنخواه توسط تنخواه داران، موراد ثبت شده توسط حسابداران کنترل شده و براساس اسناد مثبته و موارد مجاز ، ثبتهای انجام شده تایید یا رد می شوند.
خلاصه هزینه ها و پرداخت های انجام شده به دو صورت ثبت می گردد:
اطلاعات درج شده در بخش تنخواه بعد از طی فرآیند تایید توسط حسابداری در گزارش خرید سه ماهانه درج می شود. هزینه های بدون فاکتور در بخش مبلغ کمتر از ۵% حدنصاب و هزینه های با فاکتور به تفکیک طرف حساب و به صورت خودکار در فایل TTMS برای وزارت دارایی منعکس می شود.
پیاده سازی و مدیریت نرم افزاری تنخواه گردان، بنابرمتمرکز بودن یا توزیع شدگی جغرافیایی بخش های سازمان می تواند متفاوت باشد :
پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه برای نگهداری و ثبت اطلاعات تنخواه موجب نتایج زیر می شود: