چرا باید از فناوریهای جدید و نرم افزارهای روز در این دوره تاریخی استفاده کنیم؟ سرمایه گذاری در حوزه نرم افزار بازگشت سرمایه دارد یا فقط پرستیژ سازمانی را بالا می برد؟ چگونه در دوره ای که مفاهیمی مانند دورکاری و مدیریت توزیع شده، تئوریهای قبلی مدیریتی تجمیعی را زیرسوال برده، کیفیت انجام کار را حفظ کرده و کمیت آن را افزایش دهیم؟
استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری در حوزه های مختلف است که بازگشت سرمایه با ضریب بهره وری بالا و سریعی دارد. این سرمایه گذاری بسیار پر بازده بوده و موجب کاهش هزینه های سازمانی در ابعاد مختلف می شود. در دورانی که دورکاری امری عادی و مرسوم شده است و بسیاری از کارکنان و متخصصان خارج از دفاتر کار قبلی در حال کار می باشند، نیاز به ابزارهایی برای مدیریت توزیع و انجام کار (بدون محدودیت مکانی) در شرکتها و سازمانها شدیدا احساس می شود.
سازمانهایی که از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان نمادی درست و کارا برای نمایش سازمانی موفق، پیشرو و کارآمد استفاده می کنند آن را ابزاری قدرتمند و مفید برای افزایش اعتماد، رضایت ارباب رجوع و پرسنل، اصلاح فرهنگ کار و افزایش بهرهوری می دانند.
چگونه این ابزار موجب کاهش هزینه ها و افزایش کارایی و بهره وری سازمانها می شود :
به جای مصرف کاغذ و هزینه برای چاپ ، نسخه های الکترونیکی اسناد در کارتابلها به گردش میافتند و درختان کمتری آسیب می بینند.
با گردش مکانیزه و الکترونیکی نامه در کارتابلها، تردد و رفت و آمد نامه رسان ها بین واحدها و ساختمانها جهت گردش مراسلات کاهش می یابد.
ارسال الکترونیکی نامه بر اساس پروتکل ECE ، موجب ثبت لحظه ای آن در سازمان مقصد و دریافت رسید ثبتی آن در دبیرخانه سازمان مبدا می شود.
به جای مصرف کاغذ و هزینه برای چاپ ، نسخه های الکترونیکی اسناد در کارتابلها به گردش میافتند و درختان کمتری آسیب می بینند.
با گردش مکانیزه و الکترونیکی نامه در کارتابلها، تردد و رفت و آمد نامه رسان ها بین واحدها و ساختمانها جهت گردش مراسلات کاهش می یابد.
ارسال الکترونیکی نامه بر اساس پروتکل ECE ، موجب ثبت لحظه ای آن در سازمان مقصد و دریافت رسید ثبتی آن در دبیرخانه سازمان مبدا می شود.
نامه ها و مستندات ارسالی به صورت آنی به کارتابل گیرنده ارسال می شوند و در راه نیز مطالعه نمی گردند و یا مفقود نمی شوند.
با الکترونیکی بودن فرآیندها و روالها و در دسترس بودن سوابق، نیروهای انسانی جدید در پست های سازمانی سریعتر مستقر و بر کار مسلط می شوند.
استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات و کارتابل الکترونیک تحت وب، موجب صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل میگردد.بدین ترتیب اطلاعات در هر مکان و هر زمانی در دسترس میباشد.
با استفاده از کارتابل الکترونیک، گردش کار در سازمان به صورت شفاف و مشخص انجام شده و مدیریت منابع انسانی ساده و سریع انجام می شود.
نامه ها و مستندات ارسالی به صورت آنی به کارتابل گیرنده ارسال می شوند و در راه نیز مطالعه نمی گردند و یا مفقود نمی شوند.
با الکترونیکی بودن فرآیندها و روالها و در دسترس بودن سوابق، نیروهای انسانی جدید در پست های سازمانی سریعتر مستقر و بر کار مسلط می شوند.
استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات و کارتابل الکترونیک تحت وب، موجب صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل میگردد.بدین ترتیب اطلاعات در هر مکان و هر زمانی در دسترس میباشد.
با استفاده از کارتابل الکترونیک، گردش کار در سازمان به صورت شفاف و مشخص انجام شده و مدیریت منابع انسانی ساده و سریع انجام می شود.
حفاظت از اطلاعات و مدیریت اطلاعات محرمانه در اتوماسیون اداری به شدت کنترل می شود. با این نرم افزار، دسترسی غیر مجاز به اطلاعات حذف می شود و اطلاعات ارزشمند سازمانی در اختیار رقبا قرار نمی گیرد.
برای دانستن کلیه اعلامیه ها و موارد عمومی یا تخصصی واحدها ، انتشار آن در تابلوی اعلانات الکترونیک سازمان کافی است. دورترین و نزدیک ترین پرسنل در ساختمانهای مختلف به صورت لحظه ای به اطلاعات دسترسی خواهند داشت.
با کامل شدن مستندات و اطلاعات در فرآیند گردش، تصمیم گیری مدیریتی در انجام کار، با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام می شود.
در روالهای گردش کار، تخطی از انجام کار در زمان معین، توسط نرم افزار کنترل شده و می تواند به مسئولین مربوطه گزارش شده و تعیین تکلیف شود.
در زمان گردش فرمها، موتورگردش کار براساس اطلاعات درج شده در فرم، مسیرگردش فرم، پستها و… مسیر را تعیین می کند و بدین ترتیب روند گردش کار هوشمندانه مدیریت و کنترل می شود.
در زمان ورود اطلاعات در فرمهای سازمانی ، هشدار برای تکمیل اطلاعات ناقص، کنترل فیلدها برای درج مقادیر مناسب و کنترل ضمایم استاندارد مستندات از جمله امکانات هوشمند سازی فرمها است.
امکانات رفاهی از قبیل وام و مساعده و اماکن رفاهی براساس قوانین سازمانی در قالب فرمهای الکترونیک در اختیار تمامی پرسنل قرار می گیرد.
مثال : امکان نمایش محاسبه گر اقساط و حقوق و مزایا دریافتی و اقساط پرداختی در فرم اداری به درخواست کننده
با ثبت الکترونیک انجام کار ، مقایسه کارکنان براساس شاخص های قابل اندازه گیری کیفیت و سرعت اتمام کار، انجام می شود.
مثال: (ثبت اقدامات بر روی نامه وارده از یک پروژه به دفتر مرکزی)
با مشاهده و نظارت بر کارتابل کارکنان توسط مدیران ، توزیع کار توسط آنها به صورت عادلانه و براساس حجم کار افراد واحد تابعه انجام می شود.
مثال: نظارت بر کارتابل کارشناسان فنی توسط مدیر فنی و تقسیم مکاتبات با توجه به حجم مکاتبات کارتابل کارکنان
برای استفاده از نظرات مفید کارکنان در جهت افزایش بهرهوری در سازمان، فرمهای دریافت پیشنهادات و انتقادات پیاده سازی می شود.
ارسال مکتوب دستورات به صورت شفاف و کامل از طرف مدیران، موجب انجام کار یا تهیه گزارش در زمان مقرر و با مشخصات اعلام شده خواهد شد.
ارباب رجوع سازمانهایی که به کاهش مصرف کاغذ و انجام الکترونیکی کارها توجه دارند را به عنوان سازمانهای پیشرو ، پاسخگو و مدافع زمین سبز نگاه می کنند.
با توجه به افزایش بهره وری و سرعت انجام کار در سازمان، کار مراجعین در زمان کمتر و با کیفیت بالاتری انجام شده که باعث رضایت بیشتر آنها خواهد شد.
مراجعین معمولا مجموعه ای که مستندات آنها را ثبت الکترونیکی نموده و پاسخ دهی براساس نرم افزار داشته باشد را دارای نظم سازمانی دانسته و شایسته اعتماد می دانند.
با استفاده از ماژول تکریم ارباب رجوع ، ثبت اطلاعات و نامه نگاری؛ الکترونیکی شده و رهگیری مکاتبات توسط ثبت کننده نامه بدون مراجعه حضوری امکان پذیر می شود.
بدون نظر
با عرض پوزش، فرم نظر در این زمان بسته است.