استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری است که در حوزه های مختلف بازگشت سرمایه دارد. این سرمایه گذاری بسیار پر بازده بوده و انجام آن موجب کاهش هزینه های سازمانی در ابعاد مختلف می شود.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان نمادی برای نمایش سازمانی موفق، پیشرو و کارآمد پرکاربرد است و برای افزایش اعتماد، رضایت ارباب رجوع و پرسنل، اصلاح فرهنگ کار و افزایش بهره‌وری بسیار مفید می باشد.
به جای مصرف کاغذ و هزینه برای چاپ ، نسخه های الکترونیکی اسناد در کارتابلها به گردش می‌افتند و درخت کمتری قطع می شود.
با گردش مکانیزه و الکترونیکی نامه در کارتابلها، تردد و رفت و آمد نامه رسان ها بین واحدها و ساختمانها جهت گردش مراسلات کاهش می یابد.
ارسال الکترونیکی نامه بر اساس پروتکل ECE ، موجب ثبت لحظه ای آن در سازمان مقصد و دریافت رسید ثبتی آن در دبیرخانه سازمان مبدا می شود.
نامه ها و مستندات ارسالی به صورت آنی به کارتابل گیرنده ارسال می شوند و در راه نیز مطالعه نمی گردند!!
با الکترونیکی بودن فرآیندها و روالها و در دسترس بودن سوابق، نیروهای انسانی جدید در پست های سازمانی سریعتر مستقر و بر کار مسلط می شوند.
استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات و کارتابل الکترونیک تحت وب، موجب صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل میگردد.بدین ترتیب اطلاعات در هر مکانی در دسترس میباشد.
با استفاده از کارتابل الکترونیک، گردش کار در سازمان به صورت شفاف و مشخص انجام شده و مدیریت منابع انسانی ساده تر انجام می شود.
حفاظت از اطلاعات و مدیریت اطلاعات محرمانه در اتوماسیون اداری به شدت کنترل می شود. با این نرم افزار، دسترسی غیر مجاز به اطلاعات کاغذی حذف می شود و اطلاعات ارزشمند سازمانی در اختیار رقبا قرار نمی گیرد.
برای دانستن کلیه اعلامیه ها و موارد عمومی یا تخصصی واحدها ، انتشار آن در تابلوی اعلانات الکترونیک سازمان کافی است. دورترین و نزدیک ترین پرسنل در ساختمانهای مختلف به صورت لحظه ای به اطلاعات دسترسی خواهند داشت.
با کامل شدن مستندات و اطلاعات در فرآیند گردش، تصمیم گیری مدیریتی در انجام کار، با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام می شود.
در روالهای گردش کار، تخطی از انجام کار در زمان معین، توسط نرم افزار کنترل شده و می تواند به مسئولین مربوطه گزارش شده و تعیین تکلیف شود.
در زمان گردش فرمها، موتورگردش کار براساس اطلاعات درج شده در فرم، مسیرگردش فرم، پستها و… مسیر را تعیین می کند و بدین ترتیب روند گردش کار هوشمندانه مدیریت و کنترل می شود.
در زمان ورود اطلاعات در فرمهای سازمانی ، هشدار برای تکمیل اطلاعات ناقص، کنترل فیلدها برای درج مقادیر مناسب و کنترل ضمایم استاندارد مستندات از جمله امکانات هوشمند سازی فرمها است.
امکانات رفاهی از قبیل وام و مساعده و اماکن رفاهی براساس قوانین سازمانی در قالب فرمهای الکترونیک در اختیار تمامی پرسنل قرار می گیرد.
با ثبت الکترونیک انجام کار ، مقایسه کارکنان براساس شاخص های قابل اندازه گیری کیفیت و سرعت اتمام کار، انجام می شود.
با مشاهده و نظارت بر کارتابل کارکنان توسط مدیران ، توزیع کار توسط آنها به صورت عادلانه و براساس حجم کار افراد واحد تابعه انجام می شود.
برای استفاده از نظرات مفید کارکنان در جهت افزایش بهره‌وری در سازمان، فرمهای دریافت پیشنهادات پیاده سازی می شود.
ارسال مکتوب دستورات به صورت شفاف و کامل از طرف مدیران، موجب انجام کار یا تهیه گزارش در زمان مقرر و با مشخصات اعلام شده خواهد شد.
ارباب رجوع سازمانهایی که به کاهش مصرف کاغذ و انجام الکترونیکی کارها توجه دارند را به عنوان سازمانهای پیشرو ، پاسخگو و مدافع زمین سبز نگاه می کنند.
با توجه به افزایش بهره وری و سرعت انجام کار در سازمان، کار مراجعین در زمان کمتر و با کیفیت بالاتری انجام شده که باعث رضایت بیشتر آنها خواهد شد.
مراجعین معمولا مجموعه ای که مستندات آنها را ثبت الکترونیکی نموده و پاسخ دهی براساس نرم افزار داشته باشد را دارای نظم سازمانی دانسته و شایسته اعتماد می دانند.
با استفاده از ماژول تکریم ارباب رجوع ، ثبت اطلاعات و نامه نگاری؛ الکترونیکی شده و رهگیری مکاتبات توسط ثبت کننده نامه بدون مراجعه حضوری امکان پذیر می شود.