چگونه با اتوماسیون اداری در هزینه های سازمانی و سرمایه انسانی صرفه جویی کنیم ؟

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات  > نرم افزار اتوماسیون اداری > چگونه با اتوماسیون اداری در هزینه های سازمانی و سرمایه انسانی صرفه جویی کنیم ؟

چرا باید از فناوریهای جدید و نرم افزارهای روز در این دوره تاریخی استفاده کنیم؟ سرمایه گذاری در حوزه نرم افزار بازگشت سرمایه دارد یا فقط پرستیژ سازمانی را بالا می برد؟ چگونه در دوره ای که مفاهیمی مانند دورکاری و مدیریت توزیع شده، تئوریهای قبلی مدیریتی تجمیعی را زیرسوال برده، کیفیت انجام کار را حفظ کرده و کمیت آن را افزایش دهیم؟

استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری در حوزه های مختلف است که بازگشت سرمایه با ضریب بهره وری بالا و سریعی دارد. این سرمایه گذاری بسیار پر بازده بوده و موجب کاهش هزینه های سازمانی در ابعاد مختلف می شود. در دورانی که دورکاری امری عادی و مرسوم شده است و بسیاری از کارکنان و متخصصان خارج از دفاتر کار قبلی در حال کار می باشند، نیاز به ابزارهایی برای مدیریت توزیع و انجام کار (بدون محدودیت مکانی) در شرکتها و سازمانها شدیدا احساس می شود.

سازمانهایی که از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان نمادی درست و کارا برای نمایش سازمانی موفق، پیشرو و کارآمد استفاده می کنند آن را ابزاری قدرتمند و مفید برای افزایش اعتماد، رضایت ارباب رجوع و پرسنل، اصلاح فرهنگ کار و افزایش بهره‌وری می دانند.

چگونه این ابزار موجب کاهش هزینه ها و افزایش کارایی و بهره وری سازمانها می شود :

نمونه هایی از کاهش هزینه ها در سازمان:

کاهش هزینه های عمومی :

کاهش مصرف کاغذ با اتوماسیون اداری

صرفه جویی در مصرف کاغذ

به جای مصرف کاغذ و هزینه برای چاپ ، نسخه های الکترونیکی اسناد در کارتابلها به گردش می‌افتند و درختان کمتری آسیب می بینند.

کاهش هزینه های مربوط به نقل و انتقال مستندات

کاهش هزینه های لجستیک

با گردش مکانیزه و الکترونیکی نامه در کارتابلها، تردد و رفت و آمد نامه رسان ها بین واحدها و ساختمانها جهت گردش مراسلات کاهش می یابد.

کاهش هزینه های انتقال نامه ها

کاهش هزینه های پست

ارسال الکترونیکی نامه بر اساس  پروتکل ECE ، موجب ثبت لحظه ای آن در سازمان مقصد و دریافت رسید ثبتی آن در دبیرخانه سازمان مبدا می شود.

کاهش هزینه های سرمایه انسانی :

گردش مستندات بصورت مکانیزه

 گردش مکانیزه مستندات

نامه ها و مستندات ارسالی به صورت آنی به کارتابل گیرنده ارسال می شوند و در راه نیز مطالعه نمی گردند و یا مفقود نمی شوند.

استقرار سریع نیروی انسانی جدید

جایگزینی نیروی انسانی

با الکترونیکی بودن فرآیندها و روالها و در دسترس بودن سوابق، نیروهای انسانی جدید در پست های سازمانی سریعتر مستقر و بر کار مسلط می شوند.

صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل

مدیریت زمان پرسنل

استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات و کارتابل الکترونیک تحت وب، موجب صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل میگردد.بدین ترتیب اطلاعات در هر مکان و هر زمانی در دسترس میباشد.

گردش کار شفاف و مدیریت آسان منابع انسانی

مدیریت ساده منابع انسانی

با استفاده از کارتابل الکترونیک، گردش کار در سازمان به صورت شفاف و مشخص انجام شده و مدیریت منابع انسانی ساده و سریع انجام می شود.

کاهش هزینه های حفاظت و نشر اطلاعات :

حفظ محرمانگی اطلاعات

جلوگیری از نشت اطلاعات محرمانه

حفاظت از اطلاعات و مدیریت اطلاعات محرمانه در اتوماسیون اداری به شدت کنترل می شود. با این نرم افزار، دسترسی غیر مجاز به اطلاعات  حذف می شود و اطلاعات ارزشمند سازمانی در اختیار رقبا قرار نمی گیرد.

تابلو اعلانات الکترونیک

تابلوی اعلانات الکترونیک

برای دانستن کلیه اعلامیه ها و موارد عمومی یا تخصصی واحدها ، انتشار آن در تابلوی اعلانات الکترونیک سازمان کافی است. دورترین و نزدیک ترین پرسنل در ساختمانهای مختلف به صورت لحظه ای به اطلاعات دسترسی خواهند داشت.

کاهش خطاهای انسانی با هوشمند سازی فرآیندها

افزایش سرعت و دقت در تصمیم گیری

افزایش سرعت و دقت تصمیم گیری

با کامل شدن مستندات و اطلاعات در فرآیند گردش، تصمیم گیری مدیریتی در انجام کار، با سرعت و دقت  بسیار بیشتری انجام می شود.

زنگ اخبار

اطلاع رسانی به مسئولین

در روالهای گردش کار، تخطی از انجام کار در زمان معین، توسط نرم افزار کنترل شده و می تواند به مسئولین مربوطه گزارش شده و تعیین تکلیف شود.

روالها و فرآیندهای هوشمند

پیاده سازی هوشمند روالها و فرآیندها

در زمان گردش فرمها، موتورگردش کار براساس اطلاعات درج شده در فرم، مسیرگردش فرم، پستها و… مسیر را تعیین می کند و بدین ترتیب روند گردش کار  هوشمندانه مدیریت و کنترل می شود.

فرم های سازمانی هوشمند

پیاده سازی هوشمند فرمها

در زمان ورود اطلاعات در فرمهای سازمانی ، هشدار برای تکمیل اطلاعات ناقص، کنترل فیلدها برای درج مقادیر مناسب و کنترل ضمایم استاندارد مستندات از جمله امکانات هوشمند سازی فرمها است.

نمونه هایی از  افزایش سطح رضایت عمومی

افزایش سطح رضایت کارکنان :

توزیع عادلانه امکانات رفاهی

توزیع عادلانه امکانات رفاهی

امکانات رفاهی از قبیل وام و مساعده و اماکن رفاهی براساس قوانین سازمانی در قالب فرمهای الکترونیک در اختیار تمامی پرسنل قرار می گیرد.


مثال : امکان نمایش محاسبه گر اقساط و حقوق و مزایا دریافتی و اقساط پرداختی در فرم اداری به درخواست کننده

مقایسه کارکنان براساس شاخص های قابل اندازه گیری کیفیت و سرعت اتمام کار

اندازه گیری کار به عنوان شاخص برتر

با ثبت الکترونیک انجام کار ، مقایسه کارکنان براساس شاخص های قابل اندازه گیری کیفیت و سرعت اتمام کار، انجام می شود.


مثال: (ثبت اقدامات بر روی نامه وارده از یک پروژه به دفتر مرکزی)

توزیع کار به صورت عادلانه و براساس حجم کار

توزیع عادلانه کار در سازمان

با مشاهده و نظارت بر کارتابل کارکنان توسط مدیران ، توزیع کار توسط آنها به صورت عادلانه و براساس حجم کار افراد واحد تابعه انجام می شود.


مثال: نظارت بر کارتابل کارشناسان فنی توسط مدیر فنی و تقسیم مکاتبات با توجه به حجم مکاتبات کارتابل کارکنان

استفاده از نظرات مفید کارکنان در جهت افزایش بهره‌وری در سازمان

نظام پیشنهادات

برای استفاده از نظرات مفید کارکنان در جهت افزایش بهره‌وری در سازمان، فرمهای دریافت پیشنهادات و انتقادات پیاده سازی می شود.

انواع چارت و نمودار

کاهش تنش سازمانی

ارسال مکتوب دستورات به صورت شفاف و کامل از طرف مدیران،  موجب انجام کار یا تهیه گزارش در زمان مقرر و با مشخصات اعلام شده خواهد شد.

بهبود کیفیت خدمات ارائه شده به ارباب رجوع

حفظ محیط زیست با بهره وری از فرآیندهای سازمانی بدون کاغذ

رضایت از سازمان سبز

ارباب رجوع سازمانهایی که به کاهش مصرف کاغذ و انجام الکترونیکی کارها توجه دارند را به عنوان سازمانهای پیشرو ، پاسخگو و مدافع زمین سبز نگاه می کنند.

سرعت انجام کار در سازمان

افزایش سرعت پاسخ دهی

با توجه به افزایش بهره وری و سرعت انجام کار در سازمان، کار مراجعین در زمان کمتر و با کیفیت بالاتری انجام شده که باعث رضایت بیشتر آنها خواهد شد.

افزایش اعتماد

افزایش اعتماد عمومی

مراجعین معمولا مجموعه ای که مستندات آنها را ثبت الکترونیکی نموده و پاسخ دهی براساس نرم افزار داشته باشد را دارای نظم سازمانی دانسته و شایسته اعتماد می دانند.

احترام به ارباب رجوع

تکریم ارباب رجوع

با استفاده از ماژول تکریم ارباب رجوع ، ثبت اطلاعات و نامه نگاری؛ الکترونیکی شده و رهگیری مکاتبات توسط ثبت کننده نامه بدون مراجعه حضوری امکان پذیر می شود.