نرم افزار فرآیند ساز پیشرفته پیوست، مدیریت تعریف و پیاده سازی انواع فرمها و فرآیندهای مبتنی برگردش اطلاعات را در حوزه پرونده های پرسنلی برعهده دارد. با این ابزار می توان فرمهای جدیدی را برای پوشش دهی به انواع پروسه های گردش اطلاعات پرونده های پرسنلی در سازمان پیاده سازی کرد و فرآیند و روال گردش فرمها را براساس نیازهای جدید سازمان، اصلاح و بهینه سازی نمود. ظاهر فرمها و فرآیند گردش در هر شرکت یا سازمان به صورت اختصاصی و برحسب اعلام سفارش طراحی و اجرا می شود.

فرمها و فرآیندهای طراحی شده در حوزه پرونده های پرسنلی :

• فرم ساخت خودکار پرونده پرسنلی برای کارکنان
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات پرونده پرسنلی
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات مدارک تحصیلی
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات فرزندان
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات بستگان (بیمه تکمیلی)

فرآیندهای مرتبط منابع انسانی برای تکمیل پرونده های پرسنلی :

• فرآیند گردش و امضای احکام کارگزینی و ثبت در بایگانی پرونده پرسنلی
• فرآیند استخدام پرسنلی جدید و تشکیل پرونده پرسنلی در انتهای این فرآیند
• فرآیند تشکیل پرونده جدید برای بیمه تکمیلی و تکمیل مستندات بستگان بیمه شده

امکانات در اختیار مدیر منابع انسانی :

• امکان صحت سنجی مدارک وارده و دریافت تایید مدارک از مراجع معتبر
• نظارت بر فرآیندها و کنترل فرآیندهای متوقف شده یا تاخیر دار و فعالیت های باز

نرم افزار گزارشهای عمومی پیوست ، امکان ساخت انواع گزارشهای عمومی و در دسترسی کلیه کاربران سازمان را فراهم می نماید. ایـن ابزار گزارشهای نقص پرونده های پرسنـلی را در اختیار کارکنان سازمان می گذارد.

این گزارشها که بنا بر نیاز سازمان قابل اصلاح می باشند عبارتند از :

• گزارش نقص پرونده پرسنلی (برای هر یک از کارکنان به صورت اختصاصی)
• گزارش نقص پرونده پرسنلی کارکنان واحد (برای هر یک از مدیران واحدها به صورت اختصاصی)
• گزارش نقص پرونده پرسنلی کل پرسنل(برای مدیریت اداری و منابع انسانی به صورت اختصاصی)

این نرم افزار کلیه اطلاعات پرسنلی کارکنان یک سازمان را در خود دارد، چارت سازمانی و ریز اطلاعات سوابق کاری، سنوات، تشویقات و تنبیهات ثبت شده برای کارکنان سازمان در یک بانک اطلاعاتی جامع در کنار اطلاعات پرسنلی ثبت و نگهداری می شود.

برخی از امکانات سیستم پرسنلی که مرتبط با بایگانی پرونده های پرسنلی هستند عبارتند از :

• اشتراک گذاری اطلاعات پرسنلی کارکنان جهت نمایش داده در فیلدهای اطلاعاتی در بایگانی پرونده پرسنلی
• امکان فراخوانی پرونده پرسنلی و نمایش آن در محیط نرم افزار پرسنلی و کارگزینی

پورتال پرونده های پرسنلی، محیطی عمومی برای همه کارکنان سازمان است ، در این بخش از پورتال، هر کدام از کارکنان می توانند اطلاعات پرونده پرسنلی خود را مشاهده نمایند و در صورت وجود اشکال یا نقص پرونده ، فرمهای مرتبط با رفع نقص پرونده را تکمیل نمایند و در انتهای فرآیند، پرونده پرسنلی کامل و به روز شده خود را مشاهده نمایند.
این محیط می تواند در اختیار کلیه کارکنان سازمان یا کاربران مجاز قرار گیرد.

برخی از امکانات پرونده پرسنلی نمایش داده شده در پورتال:

• نمایش پرونده پرسنلی هر کاربر در پورتال کاربر مورد نظر
• نمایش بخش های نمایشی مجاز در هر پرونده با لحاظ سطح دسترسی
• نمایش اطلاعات به صورت فقط خواندنی و بدون امکان اصلاح توسط کاربر
• به روزرسانی خودکار براساس تغییر اطلاعات پرونده

نرم افزار مدیریت پرونده های پرسنلی یکی از اجزای سیستم جامع منابع انسانی می باشد، در شرکت ها و سازمانهایی که سیستم منابع انسانی را به صورت اختصاصی داشته باشند و فقط قصد انتخاب نرم افزار بایگانی پرونده های پرسنلی را داشته باشند، ارتباط با بقیه نرم افزارهای این حوزه می تواند موجب افزایش کارایی و صرفه جویی در زمان و هزینه های سازمان شود.

برای برقراری ارتباط با نرم افزارهای دیگر می توان از وب سرویس های ارتباطی استفاده نمود :

• وب سرویس نمایش پرونده (برای نمایش پرونده پرسنلی در پورتال سازمانی مورد نظر برای هر یک از کارکنان)
• وب سرویس دریافت اطلاعات و به روزرسانی اطلاعات پرونده

برای ورود اطلاعات اسکن شده در قالب فولدرهای مختلف، ارتباط با دستگاه های بایگانی و همچنین تشکیل پرونده های پرسنلی از ابزارهای مختلف استفاده می شود .

این ابزارها که به صورت اختصاصی توسعه داده شده اند عبارتند از :

۱- ابزار ورود اطلاعات انبوه

این ابزار براساس ساختار فولدرها و ترتیب و کد گذاری آنها ، خواندن اطلاعات تصاویر پرونده ها و جایگذاری آنها در نرم افزار مدیریت اسناد را انجام می دهد. تعریف فیلدهای اطلاعاتی هر سند می تواند توسط فایلهای تکمیلی انجام شود.

۲- فرآیندهای تولید خودکار پرونده

فرآیندساز پیوست می تواند با دریافت اطلاعات پرسنلی مرتبط با هر پرونده، تولید خودکار پرونده پرسنلی را انجام دهد، یعنی با دریافت لیستی از ۱۰۰۰ نفر پرسنل سازمان، برای آنها پرونده پرسنلی مستقل اطلاعاتی بسازد تا ورود اطلاعات تکمیلی برنامه ریزی و انجام شود.

۳- ارتباط با دستگاه های بایگانی مکانیزه

دستگاههای الکترونیکی و مکانیکی بایگانی می توانند آدرس محل نگهداری فیزیکی هر پرونده را ذخیره نمایند و بنابر درخواست اپراتور آن پرونده فیزیکی را باز کرده و به درخواست کننده نمایش دهند، با استفاده از فرآیندساز پیشرفته پیوست، امکان فراخوانی پرونده با امکان اتصال نرم افزار پیوست به سخت افزارهای مجاز فراهم شده است.