۵ روال فروش مرسوم در شرکت ها

در شرکت های مختلف در واحد بازرگانی، انواع روالهای درخواست و سفارش و تحویل کالا وجود دارد . حتی ممکن است در یک شرکت از چند روال برای تحویل کالاهای مختلف استفاده شود.

انواع روال های فروش پوشش داده شده در سیستم بازرگانی پیوست عبارتند از :

۱- روال فروش مستقیم :

با درخواست مستقیم خریدار ، فاکتور فروش صادر و همزمان با آن به صورت خودکار حواله انبار و سند حسابداری صادر می شود.

نحوه اجرا : ساده ترین و پرکاربردترین روال در شرکتهای بازرگانی با مراجعه مستقیم خریدار است. در این حالت ، کالا در انبار موجود است ، صدور حواله به منظور دستور به انبار برای تحویل کالا به خریدار است و تحویل کالا دقیقا به اندازه حواله صادر شده است . تسویه حساب با خریدار می تواند همزمان با صدور فاکتور فروش انجام شود.

حوزه کار نمونه : شرکت های کوچک بازرگانی ، فروشگاهها

۲- روال فروش با پیش فاکتور :

با درخواست خریدار ، پیش فاکتور صادر شده ، پیش فاکتور های صادر شده توسط مدیر فروش تایید شده و بعد به فاکتور فروش تبدیل می شود. فاکتور فروش به صورت خودکار حواله انبار و سند حسابداری را صادر خواهد کرد .

نحوه اجرا : در این حالت ، ممکن است کالا در انبار موجود نباشد ، در این صورت پس از تامین موجودی کالا (خرید یا تولید) ، تبدیل پیش فاکتور تایید شده به فاکتور فروش انجام می شود. صدور حواله به منظور دستور به انبار برای تحویل کالا به خریدار است و تحویل کالا دقیقا به اندازه حواله صادر شده است . تسویه حساب با خریدار می تواند همزمان با صدور فاکتور فروش یا پیش فاکتور انجام شود.

حوزه کار نمونه : شرکت های بازرگانی فعال در حوزه واردات یا شرکت های تولیدی چابک

۳- روال فروش بعد از تحویل :

با درخواست خریدار ، پیش فاکتور صادر شده ، پیش فاکتور های صادر شده توسط مدیر فروش تایید شده و بعد با بارگیری کالا در انبار به حواله فروش تبدیل می شود. حواله فروش در فاکتور فروش انتخاب شده و اطلاعات مقداری از حواله و اطلاعات ریالی از پیش فاکتور خوانده می شود . به صورت خودکار سند حسابداری را صادر خواهد شد .

نحوه اجرا : در این حالت ، پیش فاکتور های تایید شده، مبنای بارگیری کالا بوده و پیش فاکتور تایید شده به منزله دستور به انبار برای تحویل کالا به خریدار است و تحویل کالا تقریبا به اندازه حواله صادر شده است و براساس نوع کالا ممکن است بارگیری انجام شده و وزن کالاها دقیقا به اندازه پیش فاکتور نباشد و مبنای محاسبه ریالی میزان کالای تحویلی می باشد. تسویه حساب با خریدار می تواند همزمان با صدور فاکتور فروش و تحویل کالا انجام شود.

حوزه کار نمونه : شرکت های بازرگانی یا شرکت های تولیدی چابک

۴- روال فروش قراردادی :

با درخواست خریدار ، پیش فاکتور صادر شده ، پیش فاکتور های صادر شده توسط مدیر فروش تایید و به قرارداد فروش تبدیل شده و زمانهای تحویل مشخص می شود . بعد با بارگیری کالا در انبار به حواله فروش تبدیل می شود. حواله فروش در فاکتور فروش انتخاب شده و اطلاعات مقداری از حواله و اطلاعات ریالی از قرارداد خوانده می شود . به صورت خودکار سند حسابداری را صادر خواهد شد.

نحوه اجرا : در این حالت ، ممکن است کالا در انبار موجود نباشد ، در این صورت پس از امکان سنجی تامین موجودی کالا (خرید یا تولید) ، تبدیل پیش فاکتور تایید شده به قرارداد فروش انجام می شود. صدور حواله به منظور دستور به انبار برای تحویل کالا به خریدار است و تحویل کالا دقیقا به اندازه حواله صادر شده است . تسویه حساب با خریدار می تواند همزمان با صدور فاکتور فروش و تحویل کالا انجام شود.

حوزه کار نمونه : شرکت های بازرگانی فعال در حوزه واردات یا شرکت های تولیدی که فرآیند تحویل کالای مدت دار دارند.

۵- روال فروش آنلاین:

در این حالت فروش محصولات شرکت، بر روی سایت فروش آنلاین انجام می شود و نیاز به سیستم جامع مالی در Back Office داریم که بتواند اطلاعات فروش و کالا را به صورت آنلاین با سامانه فروش تبادل نماید.

نحوه اجرا : فروش توسط پورتالهای فروش تحت وب انجام می شود که با وب سرویس به سیستم جامع مالی پیوست اتصال دارند. کنترل موجودی کالا در زمان فروش به صورت خودکار انجام شده و پس از تسویه خریدار ، فاکتور فروش و حواله فروش به صورت خودکار در سیستم بازرگانی ثبت می شود و موجودی کالای قابل فروش به روز خواهد شد. مدیریت مالی در هر روز، با ثبت فاکتور ها ، صدور سند مالی خودکار را تایید خواهند کرد.

حوزه کار نمونه : انواع فروشگاههای آنلاین کالا و خدمات

نکته ۱ : در روال ها و فرآیندهای پیچیده تر و حرفه ای تر فروش پیشنهاد می شود از سیستم CRM (در نقش Front Office ) برای پیگیری های درخواست خریداران ، صدور پیش فاکتور و اصلاحات و تماسهای تلفنی و … استفاده شود و سیستم بازرگانی پیوست در نقش سیستم حسابداری بازرگانی )  در نقش Back Office ) عمل نماید. واسطه ارتباطی نرم افزار CRM و سیستم بازرگانی ، وب سرویس ارتباطی پیوست خواهد بود. در ادامه هر کدام از فرآیندهای فوق می توانند استفاده شوند.

نکته ۲: با استفاده از فرآیند ساز پیشرفته پیوست می توان فرآیند های مربوط به سفارش تولید را نیز مکانیزه نمود .

نکته ۳: می توان ترکیبی از روال های فوق را در یک شرکت پیاده سازی نمود.