در تمامی سازمان ها همواره حجم بسیار زیادی از تعاملات کاری در بین پرسنل در حال انجام است. تعاملاتی مانند مذاکره، تبادل نظر، پیگیری، نظرخواهی و … که معمولا با گفتگو و پیام های غیر رسمی انجام می شود. در بسیاری موارد گروه های کاری برای طوفان فکری طراحی می شود که قرار است حول مسئله خاصی صحبت و بحث نمایند. این تعاملات به دلیل رسمیت کم در قالب مکاتبات و اتوماسیون های اداری گنجانده نمی شود. از طرفی سهم زیادی از ارتباطات درون سازمانی را تشکیل می دهند و بخشی از دانش سازمانی را در خود جای می دهند.
برای بهبود کیفیت این ارتباطات، گروه نرم افزاری پیوست محیطی امن، تحت وب و یکپارچه در بستر سازمان الکترونیک پیوست در نظر گرفته است. نرم افزار پیام رسان پیوست محیط گفتگو و تبادل اطلاعات و مستندات بین اعضای سازمان را به صورت فردی و گروهی فراهم می نماید. یک بستر ارتباطی امن و چابک متشکل از اعضای سازمان و جهت انجام فرایند های کاری.
انجام فرایند های غیررسمی کاری با ابزاری چابک، ساده و سرعت بالا
انجام فرایند های غیررسمی کاری با ابزاری چابک، ساده و سرعت بالا
تمامی امکانات مورد انتظار از یک پیام رسان در این نرم افزار پیش بینی گردیده و علاوه بر آن ابزار مدیریت سازمانی کاربری و امنیت این سیستم را تضمین می نماید.
وجه تمایز پیام رسان های عمومی و پیام رسان سازمانی پیوست، توسعه بستر امن تبادل اطلاعات بین پرسنل سازمان است. در پیام رسان سازمانی امکان اضافه شدن افراد خارج از سازمان وجود نداشته و حیطه گردش اطلاعات و تعاملات محدود به شبکه داخلی سازمان و قابل مدیریت می باشد.
همچنین در پیام رسان سازمانی پیوست کار و زندگی افراد از هم تفکیک شده و مشکل عدم تمرکز را ایجاد نمی کند. در حقیقت در این پیام رسان افراد با هویت سازمانی خود فعالیت می کنند .
برنامه پیام رسان پیوست در بستر سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری پیوست توسعه یافته است. عدم نیاز به تغییر محیط کاری و جابجا شدن بین نرم افزارها سرعت کار را افزایش داده و خطای عدم تمرکز کاربر را به حداقل میرساند .
در سازمان الکترونیک نیاز به تعریف مجدد پرسنل نبوده و پرسنل با دسترسی اتوماسیون اداری از سیستم پیام رسان استفاده می کنند عدم نیاز به استفاده از شماره تلفن همراه منجر به حفظ حریم خصوصی پرسنل می گردد (در پیام رسان سازمانی برای ارسال پیام به شخص دیگر نیازی به دانستن شماره همراه وی نخواهیم داشت) همچنین جستجوی همکار بر اساس اطلاعات سازمانی بر منبای ساختار سازمان یکپارچه مقدور می گردد .
با پیاده سازی اتوماسیون اداری و الزام بهره گیری از فرم ساز و تبعیت از قوانین و آیین نامه ها، ساختار کلی سازمان به سمت رسمیت بیشتر پیش می رود که این روال چابکی سازمان ها را تحت تاثیر قرارمی دهد. همچنین با فراگیر شدن شبکه های اجتماعی ، نیاز به ابزاری احساس می شود که بتواند با همان سادگی و چابکی در محیط شبکه داخلی سازمان ایفای نقش داشته باشد. در این راستا استفاده از پیام رسان سازمانی پیوست برای حفظ چابکی در مراودات سازمانی و گردش اطلاعات در عین رعایت امنیت اطلاعات، ابزار کاربردی و مفید می باشد.
ارتباط پرسنل با یکدیگر و مدیران سازمان با پرسنل در بستر پیام رسان سازمانی قابل مدیریت بوده و تمامی تاریخچه و سوابق تعاملات ثبت شده و قابل استناد می باشد . به بیان دیگر در تعاملات جاری سازمان بخش قابل توجهی از فعالیت های شفاهی می باشد، در جایی ثبت نمی شود، فراموش می شود و یا قابل پیگیری نیستند. هر سازمان نیازمند استفاده از ابزاری مناسب جهت سامان دهی به این تعاملات می باشد.
در برخی از سازمانها نیز راه حل جایگزین مکاتبات اداری برای فرایند هایی با رسمیت بسیار کم، استفاده از ایمیل سازمانی و شبکه های اجتماعی داخلی یا خارجی میباشد .این ابزارها با دلایل واضح مناسب این فرایند نیست . دلایلی همچون نامنظم بودن و عدم طبقه بندی و عدم حفظ ارتباط بین موضوعات و گفتگوها، از دست رفتن اطلاعات، عدم امکان مدیریت و کنترل درون سازمانی و …
■ ارتباط مستقیم و سریع پرسنل درمحیطی تحت وب و یکپارچه با سازمان الکترونیک
■ انتقال اطلاعات و فایل بین پرسنل سازمان در بستر امن شبکه داخلی سازمان (یا در صورت داشتن دسترسی در بیرون از سازمان)
■ تشکیل گروه های کاری بر مبنای واحد سازمانی، پروژه ، موضوعات سازمان و گروه های کاری همتراز
■ تشکیل گروه های اطلاع رسانی تخصصی سازمان مانند : منابع انسانی، مالی، فنی و پشتیبانی و اطلاع رسانی عمومی سازمان
■ اطلاع رسانی رویدادهای مهم یا پرتکرار مانند : آیین نامه ها، قوانین، همایش ها، جلسات عمومی و …
■ اطلاع رسانی خدمات سازمانی مانند خرابی سیستم ها، فعال یا غیر فعال شدن یک خدمت و ….
■ استفاده از یک بستر انتقال پیام قابل کنترل و مدیریت درون سازمانی
در محیط پیام رسان در قالب گروه های داخلی در خصوص مسائل کاری و سازمانی با سایر پرسنل و مدیران مذاکره، مشورت ، پیگیری و تبادل فایل داشته باشند و بدون صرف زمان و انرژی زیاد با افراد مختلف در کل سازمان ارتباطی چابک و قابل پیگیری برقرار نمایند.
در فضای مجازی همراه پرسنل خود باشند و در سازمان الکترونیک از بستر امن گفتگو و پیام رسانی استفاده نمایند. مدیران می توانند نحوه کار تیم خود را تغییر دهند، گروه های کاری را مدیریت نمایند، تعاملات غیر ضروری و وقتگیر را حذف کنند، در بین تمامی پرسنل نگرش همسو با اهداف سازمان ایجاد کنند.