راهکار مدیریت تنخواه پیوست

استفاده از راهکار تنخواه الکترونیکی و فرآیندگرا در سازمان ارزش افزوده های زیر را دارد:

۱. بهبود دقت و سرعت:

با استفاده از راهکار تنخواه، امکان ورود داده ها به نرم افزار به صورت خودکار و بدون نیاز به ورود دستی توسط تیم حسابداری وجود دارد. این باعث می شود دقت داده ها افزایش یابد و زمان مورد نیاز برای ورود داده ها کاهش یابد.

۲. کاهش خطاها:

با استفاده از راهکار تنخواه، خطاهای انسانی که ممکن است در ورود داده ها به نرم افزار رخ دهد، به حداقل می رسد. این باعث می شود که دقت و صحت اطلاعات افزایش یابد و خطاهای مالی و عملیاتی کاهش یابند. همچنین کنترلهای سیستمی موجب افزایش کیفیت اطلاعات می شود.

۳. بهبود زمانبندی:

با استفاده از راهکار تنخواه، زمان رسیدگی به کارها و تامین وجه و پرداخت آن حداقل می رسد. این باعث می شود که فرآیند ثبت و مدیریت اطلاعات سریعتر انجام شود و زمانبندی کارها بهبود یابد.

۴. افزایش دسترسی:

با استفاده از راهکار تنخواه، دسترسی به اطلاعات مربوط به تنخواه به صورت آنلاین و در هر زمان و مکانی امکان پذیر می شود. این باعث می شود که کاربران بتوانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و در صورت نیاز از آنها گزارشگیری نمایند.

۵. بهبود تصمیم گیری:

با استفاده از راهکار تنخواه، اطلاعات مربوط به تنخواه به صورت جامع و در دسترس مدیران قرار می گیرد. این باعث می شود که مدیران بتوانند نظارت بیشتری روی خرید و هزینه کرد تنخواه داشته باشند و تنخواه گردان را بهتر مدیریت نمایند.

در ثبت اطلاعات تنخواه به صورت دستی و سنتی، اطلاعات هزینه تنخواه در قالب دسته ای از اسناد و مدارک به واحد حسابداری تحویل می شود ، این اطلاعات توسط تیم حسابداری در سیستم درج شده و اسناد مثبته نیز ضمیمه این سندها می شوند، اگر اطلاعات طرف حسابها ناقص باشد تیم مالی با فروشنده تماس گرفته و سعی در تکمیل اطلاعات می نماید.
در ساختار فرآیندی و مکانیزه، جمع آوری اطلاعات در قالب فرمهای الکترونیک تحت وب انجام می شود، اطلاع رسانی در مورد دفتر تنخواه با استفاده از ابزار گزارش ساز تحت وب انجام شده و نرم افزار های حسابداری و خزانه داری دریافت کننده اطلاعات آرتیکلهای تنخواه می باشند، نرم افزار مدیریت اسناد هم ، نگهداری کننده اسناد مثبته اسکن شده می باشد.
در عمل ، اطلاعاتی که در ساختار دستی مورد توجه قرار نمی گرفت به نرم افزارهای تخصصی سپرده شده و اطلاع رسانی و انتشار اطلاعات در حوزه دفتر حساب و گردش اطلاعات بر مبنای تایید مدیران هم به حوزه تنخواه گردان اضافه شده است.

سفارشی سازی راهکار تنخواه گردان برحسب نیازهای شرکت و سازمان در بخشهای مختلف به سرعت قابل انجام است:

۱- فرمهای مختلف تحت وب برای تنخواه هزینه یا خرید کالا قابل طراحی است.
2- گزارشهای مختلف تحت وب برای تنخواه داران و مدیران بنابر سفارش پیاده سازی می شود.
3- مسیرها و فرآیندهای گردش و تایید فرمها براساس مبالغ مختلف می تواند هوشمندانه تعیین شود.
4- اطلاع رسانی در مقاطع مختلف با پیامک و یادداشت اداری قابل انجام است.
5- کنترلهای مختلف روی اطلاعات فروشندگان، کالاهای مجاز، حداقل و حداکثر مقادیر قابل تعریف و تعیین است.
6- اقلام مجاز هزینه و کالا برای درج در فرمهای تنخواه تعریف می شود.

دلایل رد صورت تنخواه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

۱. عدم ارائه مستندات کافی:

در صورتی که تنخواه دار نتواند مستندات کافی را برای تأیید تنخواه ارائه کند، ممکن است تنخواه رد شود. این مستندات می‌تواند شامل فاکتورها، قراردادها، سند های مالی و سایر مستندات مرتبط با تنخواه باشد.

۲. عدم اصالت تنخواه:

در صورتی که تنخواهی که ارائه شده است اصالت نداشته باشد یا به نظر مسئول تنخواه مشکوک باشد، ممکن است تنخواه رد شود. این ممکن است به دلیل تغییرات در اطلاعات تنخواه، امضای نادرست یا عدم تطابق با اطلاعات سیستم تنخواه باشد.

۳. عدم تطابق با قوانین و مقررات:

در صورتی که تنخواه با قوانین و مقررات مربوط به سازمان یا شرکت تطابق نداشته باشد، ممکن است رد شود. این شامل عدم رعایت سقف های تنخواه، عدم رعایت روال ها و فرآیندهای مربوط به تنخواه و عدم رعایت سیاست های سازمانی است.

۴. عدم تأیید مدیران:

در صورتی که مدیران سازمان یا شرکت تنخواه را تأیید نکنند، ممکن است رد شود. دلایل این می‌تواند شامل عدم موجودیت بودجه کافی، عدم اهمیت یا ضرورت تنخواه، عدم تأیید مستندات و اطلاعات مربوط به تنخواه و سایر دلایل مدیریتی باشد.

۵. عدم توافق با سیاست های سازمان یا شرکت:

در صورتی که تنخواه با سیاست های سازمان یا شرکت توافق نکند، ممکن است رد شود. این شامل عدم تطابق با سقف های تنخواه، عدم تطابق با سیاست های مالی و عدم تطابق با سیاست های مدیریتی است.

۶- تناقض اطلاعاتی:

در صورتی که هزینه های تنخواه از لحاظ زمانی و مکانی با اطلاعات حضور غیاب تنخواه دار متفاوت باشد ممکن است صورت هزینه تنخواه رد شود.

مسئول و تنخواه دار در سازمان یا شرکت، وظایف مهمی را بر عهده دارند که عبارتند از:

۱. ثبت اطلاعات تنخواه:

تنخواه دار باید تنخواه خود را در سیستم تنخواه گردان ثبت کند. این شامل وارد کردن اطلاعات مربوط به هزینه تنخواه مانند مبلغ، تاریخ، دلیل و نوع تنخواه است.

۲. پیگیری وضعیت تنخواه:

مسئول تنخواه باید وضعیت تنخواه خود و مانده آن را پیگیری کند. این شامل مشاهده و بررسی وضعیت تنخواه از زمان ثبت آن تا زمان پرداخت یا رد شدن آن و دلایل آن است.

۳. تأیید یا رد تنخواه:

مسئول تنخواه باید تنخواه های دریافتی را بررسی کرده و آنها را تأیید یا رد کند. در صورت تأیید، تنخواه باید برای پرداخت بررسی شود و در صورت رد، دلیل رد تنخواه باید مشخص شود.

۴. گزارش گیری:

مسئول تنخواه باید گزارش های مربوط به تنخواه ها را تهیه کند. این شامل تهیه گزارش های مالی، گزارش های وضعیت تنخواه ها و گزارش های تجمیعی است.

۵. ارتباط با دیگران:

مسئول تنخواه باید با سایر اعضای سازمان یا شرکت ارتباط برقرار کند. این شامل ارتباط با مدیران، حسابداران و سایر افراد مرتبط با فرآیند تنخواه است.

۶. رعایت قوانین و مقررات:

مسئول تنخواه باید قوانین و مقررات مربوط به تنخواه را رعایت کند. این شامل قوانین مالی، قوانین مالیاتی و سیاست های سازمان یا شرکت است.

به طور کلی، مسئول و دارنده تنخواه مسئولیت مدیریت و کنترل تنخواه ها را بر عهده دارد و باید به صورت دقیق و دقیق این فرآیند را انجام دهد.