پیوست

پیاده سازی تنخواه گردان با استفاده از نرم افزار خزانه داری پیوست

گروه نرم افزاری پیوست > پیاده سازی تنخواه گردان با استفاده از نرم افزار خزانه داری پیوست

تعریف تنخواه گردان:

در سازمانها برای پوشش دادن به هزینه های جزئی سازمانی و تسریع در فرآیند تصمیم گیری و انجام کار در خرید ها و پرداختهای کوچک (در مقایسه با خرید های کوچک، متوسط و بزرگ) انجام شده است.

در شرکت ها و سازمانها نگهداری اطلاعات تنخواه، مدیریت تنخواه داران، دریافت اطلاعات و اسناد مثبته عموما از زمره پروسه های پردغدغه است.

در نرم افزار خزانه داری پیوست به صورت خاص بخش تنخواه طراحی و پیاده سازی شده است . همچنین پیاده سازی فرآیندهای گردش اطلاعات تنخواه در این حوزه با ابزار فرآیندساز پیوست امکان پذیر است.

انواع تنخواه گردان

انواع تنخواه

چند نوع تنخواه در سازمانها تعریف می شود:

 

۱- تنخواه عمومی:

این تنخواه به صورت عمومی تعریف و شارژ می شود (مانند تنخواه آبدارخانه و …)

۲- تنخواه اختصاصی:

بنابر پروژه یا مورد اختصاصی تعریف می شود و موارد مصرف نیز مشخص می گردد.

۳- تنخواه گردان استانی و با بودجه خاص

اقلام مجاز

برای هر تنخواه موارد زیر ثبت و کنترل می شوند:

  1. اقلام مجاز هزینه برای ثبت در تنخواه
  2. سرفصلهای مالی مرتبط با اقلام هزینه تعریف شده
  3. سقف ثبت هزینه در هر مورد ثبت تنخواه برای هر قلم هزینه
گروه نرم افزاری پیوست

فرآیندهای پرکاربرد

گروه نرم افزاری پیوست

در حوزه تنخواه دو فرآیند پرکاربرد وجود دارد :

  • دریافت تنخواه ثابت یا متغیر و شارژ آن
  • ارائه صورت خلاصه پرداخت ها و مصرف تنخواه

 

نکته : تنخواه داران در سیستم حسابداری تعریف شده و سطح دسترسی کاربری آنها به تنخواه های مختلف مشخص می گردد. هر تنخواه دار می تواند اطلاعات یک یا چند تنخواه را کنترل و ثبت نماید.

فرآیند شارژ تنخواه

فرآیند شارژ تنخواه از طریق فرمهای پرداخت در سیستم خزانه داری و بر مبنای درخواست انجام می پذیرد.

شارژ تنخواه

فرآیند تایید و کنترل تنخواه

فرآیند تایید و کنترل تنخواه

پس از ثبت صورت خلاصه هزینه های تنخواه توسط تنخواه داران، موراد ثبت شده توسط حسابداران کنترل شده و براساس اسناد مثبته و موارد مجاز ، ثبتهای انجام شده تایید یا رد می شوند.

خلاصه هزینه ها و پرداخت های انجام شده به دو صورت ثبت می گردد:

  • هزینه های بدون فاکتور رسمی (مانند هزینه پیک، آبدارخانه و…)
  • هزینه های با فاکتور و طرف حساب (خرید دارایی و …)

اطلاعات درج شده در بخش تنخواه بعد از طی فرآیند تایید توسط حسابداری در گزارش خرید سه ماهانه درج می شود. هزینه های بدون فاکتور در بخش مبلغ کمتر از ۵% حدنصاب و هزینه های با فاکتور به تفکیک طرف حساب و به صورت خودکار در فایل TTMS برای وزارت دارایی منعکس می شود.

نحوه پیاده سازی

پیاده سازی و مدیریت نرم افزاری تنخواه گردان، بنابرمتمرکز بودن یا توزیع شدگی جغرافیایی بخش های سازمان می تواند متفاوت باشد :

  • پیاده سازی متمرکز تحت ویندوز : در این حالت کلیه اطلاعات به صورت مستقیم در ماژول تنخواه در نرم افزار خزانه داری پیوست ثبت می گردد .
  • پیاده سازی توزیع شده و تحت وب : در این حالت اطلاعات تنخواه در فرمهای تنخواه تحت وب به همراه اسناد مثبته پیوست شده درج شده و پس از تکمیل اطلاعات تنخواه در فرآیند تعریف شده به گردش می افتد و اطلاعات در انتهای مسیر گردش در ماژول تنخواه نرم افزار خزانه داری پیوست در سازمان مرکزی ثبت می گردد.
پیاده سازی

چرا تنخواه را مکانیزه پیاده سازی کنیم؟

تنخواه مکانیزه

پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه برای نگهداری و ثبت اطلاعات تنخواه موجب نتایج زیر می شود:

  • افزایش دقت در ثبت اطلاعات و پیاده سازی دقیق تر کنترلهای حسابداری
  • تفویض مسئولیت کنترل صحت اطلاعات طرف حساب ها به تنخواه داران
  • پیاده سازی فرآیند مکانیزه و صدور خودکار سندهای حسابداری
  • ارتباط یکپارچه و مکانیزه با گزارش خرید سه ماهانه
[کل: ۶ میانگین: ۵]
اشتراک در
اطلاع از
0 دیدگاه
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها