بایگانی

این آیتم برای نمایش اطلاعات موجود در هر کدام از فیلدهای سند بکار می رود و برحسب اینکه فیلد مرتبط از چه نوعی باشد می تواند جنبه های متنوعی از آن را نمایش دهد که این امر با انتخاب ویزگی "نوع اطلاعات" آن محقق می شود. بعنوان مثال می توان تصویر پرسنلی یا تصویر امضای ایجاد کننده سند را در فرم نمایش داد. مقادیر این ویزگی و کاربرد آنها برحسب انواع فیلدها بشرح ذیل می باشد:  فیلدهای نوع متنی و عددی : ویژگی "نوع اطلاعات" صرفا دارای آیتم "مقدار" خواهد بود که نشان دهنده عبارت متنی یا مقدار عددی فیلد مربوطه می باشد.  فیلدهای نوع تاریخ : ویژگی "نوع اطلاعات" دارای لیستی از مقادیر "تاریخ کامل شمسی"، "سال / ماه شمسی"، "سال شمسی"، "تاریخ کامل میلادی"، "سال / ماه میلادی"، "سال میلادی" و "ساعت" می باشد.  فیلدهای...

این امکان در اختیار مدیر سیستم بوده و وی می تواند در قسمت مدیریت سازمان - مدیریت برنامه های کاربردی قسمت  "بایگانی مستندات "، با انتخاب شاخه "ساختار بایگانی"، سپس انتخاب گزینه "مرتب سازی" از منوی کلیک راست بر لیست پوشه ها، در فرم ظاهر شده، پوشه مورد نظر را انتخاب و با استفاده از دکمه های فلشی، پوشه را به محل مورد نظر منتقل نماید. در ضمن میتوان با استفاده از دکمه های مرتب سازی صعودی و مرتب سازی نزولی نیز پوشه را مرتب نمود....

با حذف داده های موجود در پوشه های بایگانی، گزینه "حذف پوشه" روی منوی راست کلیک روی پوشه های بایگانی فعال شده و کاربر می تواند اقدام به حذف پوشه مورد نظر نماید....

برای این کار کافی است در سیستم دبیرخانه، وارد پانل مکاتبات شده و بخش نامه را انتخاب نمائید، سپس از طریق آیکون "رهگیری نامه" در نوار ابزار بالای صفحه ، صفحه ای باز میشود که می باید در این صفحه کد رهگیری تایپ شود ، سپس دکمه جستجو انتخاب شود ، در این صورت صفحه ای باز میشود که وضعیت نامه را مشخص می کند...

تا پیش از این برای حذف یک موضوع بایگانی در بخش  "بایگانی" برنامه دبیرخانه سازمان الکترونیک پیوست،  لازم می بود ابتدا از این امر مطمئن می شدیم که هیچ نامه ای حاوی موضوع بایگانی مورد نظر ما نیست در غیر اینصورت می بایست موضوع را از نامه های حاوی آن حذف میکردیم که این کاری دشوار و زمانبر بود. اکنون با حذف موضوع بایگانی عملیات حذف موضوع بایگانی از نامه های مربوطه بطور اتوماتیک انجام شده  و دیگر لازم نیست به هر کدام از نامه‌های حاوی آن موضوع بایگانی، جهت حذف، مراجعه نمود. مراحل حذف موضوع بایگانی بقرار زیر است : ۱-دربخش "بایگانی" برنامه دبیرخانه سازمان الکترونیک پیوست،  برروی سربرگ "موضوعات بایگانی" کلیک کنید ۲-بر روی موضوع نامه مورد نظر کلیک راست کنید و گزینه "حذف" را انتخاب نمایید....