كشتيراني جمهوري اسلامي

كشتيراني جمهوري اسلامي


با پيروزي انقلاب اسلامي ايران و تغيير ساختار اقتصادي و سياسي كشور در پانزدهم دي ماه ١٣٥٨ وفق تصميمات مقامات دولتي كشور خطوط كشتيراني آريا به كشتيراني جمهوري اسلامي ايران تغيير نام يافته و بعنوان يكي از شركتهاي وابسته به وزارت بازرگاني به فعاليت تجاري خودادامه داده است . هم اكنون كشتيراني داراي ١١٥ فروند کشتی با ظرفيت بالغ بر ٣/٣ ميليون DWT مي باشد كه با بهره گيري از ٦٠٠٠ نفر كادر دريايي مجرب و ١٠٠٠ نفر پرسنل كارآمد در بخش خشكي موجبات حمل بيش از ٢٢ ميليون تن كالا درسال رافراهم نموده است.

انتخاب سیستمها
 
این شرکت در سال 85 با هدف مکانیزاسیون امور اداری خود اقدام به گزینش سیستمهاس اتوماسیون اداری از میان محصولات حائز شرايط اوليه نموده و پس از بررسي هاي كيفي، در نهایت اتوماسیون اداری پیوست با کسب بالاترین امتیاز بلحاظ جنبه های تکنولوژی و کاربری مورد انتخاب شرکت قرار گرفت و متعاقب نصب و راه اندازی موفق آن، سیستم مدیریت اسناد پیوست نیز به منظور تحقق آرشیو الکترونیک برای میلیون ها سند و مدرک موجود در بایگانی های پراکنده کشتیرانی، مورد بهره برداری قرار گرفت.
 

روند استقرار و پیاده سازی
پروسه استقرار سیستم اتوماسیون اداری ومدیریت اسناد در کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران که هم اکنون از یکی از بزرگترین کاربران سیستم های اداری پیوست محسوب می شود درای ویژگی های قابل توجهی می باشد که ذیلا به برخی از آنها اشاره می شود.
 

بهبودهای اصلی ناشی از استقرار سیستمها
اصلاح نظام مكاتباتي:
در كشتيراني نزديك به پنجاه دبيرخانه به امر دريافت ثبت و توزيع نامه ها مي پردازند. تا قبل از استقرار اتوماسيون، اين دبيرخانه ها به شكلي غيرمتمركز و بر اساس رويه اي متفاوت به ثبت نامه اقدام مي كردند بطوريكه ممكن بود يك نامه با چندين شماره تفاوت در دبيرخانه هاي شركت ثبت شده و عملاٌ ردگيري و پيگيري امور و نامه ها را با مشكل مواجه مي نمود. با استقرار اتوماسيون اداري پيوست هم اكنون دبيرخانه ها به گونه اي يكپارچه و متمركز به ثبت هزاران نامه در روز مشغول مي باشند. این نامه ها هم اکنون به روش الکترونیک در کارتابل مدیران و کارشناسان در گردش می باشند.

يكپارچه سازي گردش ایمیل ها با نامه های اداری:
از آنجائيكه درصد بالايي از عمليات اداري و مكاتباتي در كشتيراني از طريق ارسال و دريافت e- mail انجام مي شود ادغام اينگونه نامه ها با مكاتبات رسمي به گونه اي كه اقداماتي نظير توزيع، ارجاع و پيگيري e-mail ها همانند نامه هاي اداري امكانپذير باشد، از اهداف استقرار اتوماسيون اداري در نظر گرفته شده و پیاده سازی شده است.

ارتباط با سایر سیستم های مکانیزه موجود:
با توجه به وجود سيستمهاي نرم افزاري مختلف در كشتيراني و نياز به ثبت خودكار نامه بر اساس تراكنش هاي مشخصي در اين سيستم ها، سرويس ثبت خودكار نامه به صورت يك web service طراحي و پياده سازي شد. اين سرويس هم اكنون در كشتيراني روزانه صدها سند از انواع مختلف اسناد اداری نظیر نامه، حکم کارگزینی، احکام ماموریت و ... بدون دخالت اپراتور ثبت و ارسال مي كند .

مکانیزاسیون ارتباطات در سطح گروه کشتیرانی:
با توجه با ارتباطات کاری اعضای گروه کشتیرانی متشکل از کشتیرانی جمهوری اسلامی و شرکت های کشتیرانی والفجر، ایران و هند، جنوب خط، خدمات ماشینی، خدمات رفاهی، خیبر، حمل و نقل ریلی و .. که عمدتا از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنند، اتوماسیون اداری پیوست با بهره گیری از پروتکل ece موفق به برقراری ارتباط مکانیزه و هم زمان به منظور تبادل الکترونیک مکاتبات میان اعضای گروه شده است.

شناسایی، تحلیل و طراحی انواع اسناد و ساختار بایگانی:
در گام نخست فرایند استقرار سیستم مدیریت اسناد، عملیات شناخت وضعیت موجود بایگانی و متعاقب آن طرح وضعیت مطلوب بایگانی به اجرا در آمد . در طی این پروسه، شناسنامه و ساختار محتوایی اسناد، مدارک و پرونده ها تعیین گردیده نحوه نگهداری و توزیع آنها در سطح حوزه معاونت ها، سیاست های امنیتی، مجوزهای دسترسی و تغییر و نیز ساختار بایگانی آنها استخراج گردید

استقرار سیستم مدیریت یکپارچه اسناد و مدارک سازمانی:
با نصب و راه اندازی سیستم مدیریت اسناد بصورت مرحله به مرحله، هم اکنون اسناد و پرونده های این شرکت به شکلی الکترونیک، یکپارچه و با در نظر گرفتن ملاحضات امنیتی آرشیو گردیده اند، کلیه اسناد الکترونیک موجود در سیستم های پراکنده که در برخی از امور و مدیریت ها به شکلی موضعی مورد استفاده بودند به سیستم پیوست منتقل شده و عملیات انتقال اسناد فیزیکی مربوط به سال های قبل به سیستم نیز در حال انجام می باشد.

یکپارچگی با سیستم اتوماسیون اداری:
با توجه به وجود پیوند درونی سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد پیوست هم اکنون کلیه مراودات بین سیستمی میان دو سیستم مذکور بصورت الکترونیک تحقق یافته است برخی از این مراودات عبارتند از : ثبت مستقیم نامه ها از دبیرخانه بعنوان برگه های پرونده های مرتبط در بایگانی، استفاده از اسناد موجود در بایگانی بعنوان ضمیمه نامه در دبیرخانه، ارسال مستقیم پرونده ها و اسناد بایگانی به کارتابل کاربران اتوماسیون. ثبت فرم های اداری در گردش در اتوماسیون بعنوان سند در سیستم مدیریت اسناد و ....

 

دیدگاه این سازمان
محصولات اتوماسیون سازمانی پیوست توانسته است موجبات رضایت مدیران ارشد، مدیران واحدها و کاربران کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران را به نحو مطلوبی فراهم نماید.
 

سایت اینترنتی سازمان خریدار
www.irisl.net