شرکت آسان موتور

شرکت آسان موتور


شرکت آسان موتور با تامین سهم عمده ای از نیاز خودروهای وارداتی در کشور و با ارائه خدمات گسترده و روبه رشد که از آن جمله می توان به ارائه خدمات شماره گذاری در محل دفتر مرکزی تهران اشاره نمود، مطابق با استانداردهای کمپانی هیوندای موتورکره و استانداردهای تایید شده بین المللی، بعنوان یکی از عمده واردکنندگان خودرو و ارائه خدمات خودرو در سطح کشور فعالیت می نماید. در سال 1385 و در پی شروع مجدد واردات خودرو به کشور، اقدامات لازم جهت کسب مجوز واردات پنج مدل آزرا، سوناتا، توسان، سانتافه و کوپه صورت پذیرفت و به تبع آن در سال هشتاد و هشت جدیدترین خودروهای کمپانی هیوندای مطابق با استانداردهای اروپایی از جمله خودروهای جنسیس، ix55 و i30 نیز به انواع مدلهای این شرکت اضافه گردید.
 

انتخاب سیستمها 
در سال هشتاد و هفت بررسی نرم افزارهای موجود، در زمینه سیستمهای آرشیو اسناد و اتوماسیون اداری توسط یک تیم در گروه بازرگانی گرامی آغاز شد. در پایان بررسی سیستمهای برتر، گروه نرم افزاری پیوست حائز بالاترین امتیاز شد و به عنوان شرکت پیمانکار گروه برای نصب و راه اندازی سیستمهای یکپارچه آرشیو اسناد و اتوماسیون اداری انتخاب گردید .این انتخاب منجر به پیاده سازی سیستمهای اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد در کل شرکت های گروه از جمله آسان موتور، اطلس خودرو، گلستان و محور ماشین گردید.در این راستا، نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیوست برای ثبت نامه ها و گردش مکاتبات رسمی شرکتهای گروه راه اندازی شد، همچنین سیستم آرشیو اسناد پیوست نیز برای نگهداری اسناد و مدارک خودروهای وارداتی و عملیات بازرگانی مربوطه، مستندات، پرونده های مالی و پرسنلی نصب و راه اندازی گردید.
 

روند استقرار و پیاده سازی
پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد در این گروه بازرگانی بزرگ پیچیده و دشوار بود. بزرگی و توزیع شدگی ساختمان ها و مراکز، تعدد مراکز پیاده سازی و تصمیم گیری، تنوع بالای اسناد سازمانی از چالش های پیش رو در این مجموعه بود. ولی با همکاری تیمهای پیاده سازی و مدیران سازمان و برقراری جلسات نظارتی و مدیریتی و همکاری دو شرکت ، مشکلات برطرف شد و زمینه و فضای کار برای استقرار نرم افزارها فراهم شد. با توجه به گستردگی کار و پراکندگی جغرافیایی سیستم های پیاده سازی شده (پونک، جاده مخصوص کرج، جاده قدیم کرج) برنامه پیاده سازی و آموزش کاربران و راهبران گروه چیده شد و راه اندازی سیستمها با موفقیت انجام شد. از عوامل موفقیت در پیاده سازی این سیستمها، تجربه بالای مدیریتی تیم انفورماتیک گروه و نظارت کامل بر مراحل اجرا بود که موجب شد فاز های عملیاتی شدن سیستمها به خوبی طراحی شده و نرم افزارها به صوزت کامل پیاده سازی گردند. همچنین در فازهای بعدی سیستمهای مکمل اتوماسیون اداری راه اندازی خواهند گردید.
 

بهبودهای اصلی ناشی از استقرار سیستمها 
1-
کنترل و نظارت مرکزی بر مکاتبات سازمانی
با توجه به نیاز مدیران ارشد گروه برای نظارت بر عملیات گردش نامه های سازمانی ارسالی به مراجع قانونی ، راه اندازی اتوماسیون اداری پیوست این امکان را در اختیار کاربران مجاز سیستم قرار داد تا از هر مکانی به اطلاعات موردنظر دسترسی داشته باشند و مسیر گردش آنها را کنترل نمایند.

 

2- امکان گردش سریع اسناد و نامه ها در کل گروه
با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری مدیران که بعضا در شرکتهای مختلف گروه چند پست متفاوت داشتند می توانند مکاتبات اداری خود را در هر مکانی و با پست های سازمانی مختلف مشاهده و به آنها رسیدگی نمایند و این مورد سرعت رسیدگی به نامه های اداری را در کل گروه افزایش داد.

 

3- تجمیع اطلاعات اسناد و مدارک سازمانی
در راستای سرویس دهی هرچه سریعتر به مشتریان و خریداران مراجعه کننده به گروه ، مرکز پایگاه اطلاعات متمرکز مشتریان راه اندازی شد که کلیه اطلاعات و مدارک دریافتی از آنها را به صورت الکترونیکی نگهداری نموده و در کل شرکتهای گروه در اختیار افراد مجاز قرار می دهد.رضایت از این سیستم آرشیو جامع باعث شد تا حرکت به سوی سازمان الکترونیک بدون کاغذ(Paper Less) سریعتر انجام شود و انواع اسناد و مدارک سازمانی در سیستم طراحی و ثبت شوند.
 

دیدگاه این سازمان
مدیریت و کارشناسان این مجموعه از کیفیت و کارایی محصولات و خدمات ارائه شده خشنود و راضی هستند.
 

سایت اینترنتی سازمان خریدار
 
www.assanmotor.com