دبيرخانه


p12.jpg


با توجه به حجم زیاد نامه های ارسالی و دریافتی در سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی و شرکتهای بزرگ، امکان استفاده از یک ماژول ویژه جهت انجام عملیات دبیرخانه ای به گونه اییکه ملاحظات سرعت و دفت انجام عملیات را رعایت کرده باشد، حائز اهمیت است. در سیستمهای اتوماسیون اداری پیوست به طور عام امکان پوشش فرِآیند ارسال/دریافت نامه وجود دارد ولی در این نرم افزار به طور ویژه روی چنین عملیاتی تمرکز شده و سعی شده در یک محیط کاربر پسند با سرعت بسیار خوب انجام عملیات مرتبط با مکاتبات اداری انجام پذیرد. در این مستند ماژول دبیرخانه  پیوست به صورت اجمالی معرفی شده است
 

 

 
امکانات نرم افزار
امکان تعریف مشخصات پایه ای اخبار و اطلاعات  شامل رسته، موضوع اصلی، موضوع فرعی، سطح دسترسیامکان تعیین مشخصات هر مرحله شامل عنوان مرحله، عنوان عملیات های تایید و عدم تایید، تعداد اقدام کنندگان مرحله، شرط اعتبار سنجی مرحله و ..
  • تعريف دفاتر ثبت متعدد به ازاء هر دبيرخانه
  • معرفي طرفهاي مكاتبه در قالب درختواره اشخاص حقيقي و حقوقی
  • معرفی اطلاعات پايه دبيرخانه شامل الگوهاي شماره گذاري،‌الگوهاي چاپ، موضوعات پرتكرار،‌انواع نامه،‌گروه هاي مكاتباتي، شيوه هاي ارسال و ...
  • امكان ثبت،‌اصلاح، ابطال و امحاء‌ نامه هاي وارده،‌ صادره و داخلي
  • ثبت مشخصات نامه شامل تصاوير، ضمائم،‌ رونوشت ها، سوابق و اطلاعات ارسال/ دريافت
  • پشتيباني از انواع اسكنرها،‌ چاپگرها و دستگاه هاي فكس به عنوان ورودي و خروج
  • امكان ارسال و دريافت نامه از طريق پست الكترونيك
  • پشتيباني از عمليات دبيرخانه اي شامل رزرو شماره نامه، تايپ متن نامه، چاپ نامه
  • دريافت گزارشات متنوع آماري - نموداري از عملكرد دبيرخانه
  • امكان اختصاص نقش هاي متنوع دبيرخانه اي به كاربران و قابليت كنترل دسترسي آنها بر حسب سطح دسترسي و امكانات نرم افزار
  • امكان جستجو بر اساس هر نوع ويژگي نامه با رعايت حيطه هاي دسترسي
  • استفاده از رمز ديجيتال براي امضاء نامه ها
     
سيستمهاي اصلي مرتبط